BTW & Belastingdienst

Factuureisen voor zzp'ers: wat moet er op een factuur staan?

Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan uw klant de BTW-aftrek en uzelf problemen bij een controle opleveren. In dit artikel leest u precies welke gegevens verplicht zijn, plus de fouten die u beter kunt voorkomen.

Door Said Bamerny, S.B. Boekhouding, Bijgewerkt juni 2026

Een factuur is meer dan een betaalverzoek. Voor de Belastingdienst is het een officieel document met wettelijke eisen. Voldoet uw factuur niet, dan kan uw klant de BTW niet terugvragen en loopt u zelf risico bij een controle. Hieronder leest u precies wat er verplicht op moet.

Wat moet er verplicht op uw factuur staan?

De Belastingdienst stelt vaste eisen aan elke factuur die u als ondernemer verstuurt. Dit zijn de verplichte gegevens:

Uw volledige naam en adres, en die van uw klant
Uw BTW-identificatienummer
Uw KvK-nummer
De factuurdatum
Een uniek, opvolgend factuurnummer
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten, met het aantal
De datum waarop u heeft geleverd
Het bedrag exclusief BTW, uitgesplitst per BTW-tarief
Het BTW-tarief en het BTW-bedrag

Ontbreekt een van deze gegevens, dan is de factuur formeel niet geldig.

Het factuurnummer: opvolgend en uniek

Uw factuurnummers moeten een doorlopende reeks vormen, zonder gaten. U mag bijvoorbeeld beginnen bij 2026-001 en daarna 2026-002, 2026-003 enzovoort. Een ontbrekend nummer roept bij een controle direct vragen op, omdat het lijkt alsof u een factuur heeft weggelaten. Verstuurt u per ongeluk een verkeerde factuur, maak dan een creditfactuur in plaats van een nummer over te slaan.

BTW op uw factuur

U vermeldt het bedrag exclusief BTW, het toegepaste tarief (meestal 21%, soms 9%) en het BTW-bedrag apart. Past u meerdere tarieven toe, splits die dan per tarief uit. Bent u vrijgesteld of gebruikt u de KOR, dan rekent u geen BTW, maar dat moet u wel op de factuur vermelden, bijvoorbeeld met de tekst dat de KOR van toepassing is.

Wanneer moet u de factuur versturen?

Voor leveringen aan andere ondernemers geldt dat u uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de levering factureert. In de praktijk is het verstandig om direct na het werk te factureren: zo houdt u uw administratie bij en wordt u sneller betaald.

De vereenvoudigde factuur

Voor kleine bedragen tot 100 euro inclusief BTW mag u een vereenvoudigde factuur opstellen. Daarop hoeft u minder gegevens te vermelden: uw naam en adres, de factuurdatum, een omschrijving en het BTW-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. De gegevens van uw klant mag u dan weglaten.

Veelgemaakte fouten. De drie fouten die wij het vaakst zien: een ontbrekend of dubbel factuurnummer, een vergeten BTW-nummer, en een onduidelijke omschrijving van de dienst. Stuk voor stuk eenvoudig te voorkomen met een vast factuursjabloon of boekhoudsoftware.

Hoe lang moet u facturen bewaren?

Net als de rest van uw administratie bent u verplicht uw facturen 7 jaar te bewaren. Een digitale kopie volstaat, zolang die leesbaar en compleet blijft.

Heeft u een vraag over uw administratie?

S.B. Boekhouding helpt zzp'ers en kleine ondernemingen met persoonlijke, eerlijke boekhouding. Altijd één vast aanspreekpunt.

Gratis kennismaking aanvragen

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn factuurnummers doorlopend nummeren?

Ja. Factuurnummers moeten een opvolgende, unieke reeks vormen zonder gaten. Een ontbrekend nummer roept bij een controle vragen op.

Wat zet ik op de factuur als ik de KOR gebruik of vrijgesteld ben?

Dan rekent u geen BTW, maar u vermeldt wel op de factuur dat de KOR of een vrijstelling van toepassing is.

Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?

U bent verplicht uw facturen, net als de rest van uw administratie, 7 jaar te bewaren. Digitaal mag.

Mag ik een verstuurde factuur achteraf aanpassen?

Nee, een verstuurde factuur past u niet zomaar aan. Klopt er iets niet, dan maakt u een creditfactuur en stuurt u een nieuwe, correcte factuur.

Meer lezen